Expertise van Cubiss
‘Vrijwilligers inzetten? Graag, maar doe het met visie’
In eerdere tijden van bezuinigingen is het aantal vrijwilligers bij bibliotheken toegenomen, maar meer dan eens ontbrak het daarbij aan een goede visie. “Er is voorheen niet altijd nagedacht over de voordelen en consequenties van het werken met vrijwilligers. Dat is nu bijna overal wel het geval.”
Foto: Lonneke Jans
Dat zegt Lonneke Jans, die bij Cubiss adviseur leren en ontwikkelen is, onder meer op het vlak van vrijwilligersmanagement. ‘Extra handjes’ moeten volgens haar niet de enige motivatie voor een bieb zijn om vrijwilligers in te schakelen. “Vaak zijn zij namelijk erg betrokken bij hun eigen wijk of dorp. Daar kunnen ze een ambassadeur zijn van de bibliotheek. Denk ook na over hun kennis, kunde en ervaring. Leg het allemaal vast in een visie en handel daar vervolgens ook naar.”
Ook de begeleiding van vrijwilligers heeft de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen, weet Jans. Waar dat voorheen voor een bibliotheekmedewerker een kleine rol was – vaak zelfs officieus – is dat nu bij veel bibliotheken echt een stuk beter geregeld; met een vrijwilligerscoördinator en soms zelfs twee binnen één bibliotheek. “Of er is een duidelijke verdeling gemaakt welke medewerkers vrijwilligers onder hun hoede hebben.” Zaken als cursussen voor vrijwilligers en feedback geven op hun werkzaamheden zijn eveneens belangrijk. Vrijwilligers voelen zich daardoor gezien en gewaardeerd.
Drie keer zoveel vrijwilligers
Adviseur Jans werkt inmiddels zo’n vijftien jaar voor Cubiss. Zij traint onder meer medewerkers van bibliotheken en werkt aan teamontwikkeling. Tevens hielp ze bij het opzetten van een netwerk met vrijwilligerscoördinatoren. Inmiddels is ze aanjager van een netwerk met zo'n 25 coördinatoren in Brabant, Limburg en Utrecht. “Die kunnen voor bepaalde zaken vaak niet bij directe collega’s terecht. Uitwisseling en sparren met andere coördinatoren is dan heel waardevol.”
Circa vier op de tien Nederlanders doen minstens eens per jaar vrijwilligerswerk. In 2022 werkten bijna alle bibliotheekorganisaties met vrijwilligers. Vorig jaar bedroeg hun aantal ongeveer 25.000, tegenover zo’n 7500 biebmedewerkers. Ruim drie keer zoveel dus. Jans: “Die tendens zie je ook in Brabant en Limburg. Wellicht is hun aantal daar nóg iets hoger.” Per week doet bijna een kwart van de bibliotheken voor 50 uur of minder een beroep op vrijwilligers, terwijl eveneens bijna een kwart ze voor 300 uur of meer inzet.1
Een van de trends is momenteel de pop-upvrijwilliger: die werkt op basis van projecten zoals evenementen: niet iedere week een bepaald aantal uren, maar toewerkend naar een piek en dan is het klaar.
Trends: de pop-upvrijwilliger
In een tijd dat verenigingen en organisaties klagen over een teruglopend aantal vrijwilligers, is dat heel verschillend in de bibliotheeksector. Die heeft volgens Jans ‘het geluk’ van een vrij stabiel imago. Een heel grote groep mensen draagt de bibliotheek een warm hart toe. “Het ligt er ook aan waarvoor je vrijwilligers zoekt en hoe ‘vast’ het is. Een van de trends is momenteel de pop-upvrijwilliger: die werkt op basis van projecten zoals evenementen: niet iedere week een bepaald aantal uren, maar toewerkend naar een piek en dan is het klaar. Bibliotheken werken vaak niet met dit soort vrijwilligers. Hier ligt dus een kans.”
Zoeken naar meer flexibiliteit en minder gebondenheid zijn in de ogen van de adviseur belangrijke drijfveren voor de hedendaagse vrijwilliger.
Een andere is het op lokaal niveau actief willen zijn; iets doen voor de woonplaats of -wijk. “Je ziet in de bieb ook mensen die dit doen naast hun betaalde werk, omdat ze dáárin juist helemaal niet lokaal actief kunnen zijn.” Eveneens geven steeds meer bedrijven hun medewerkers de ruimte om in werktijd vrijwilligerswerk te doen. Zo leveren zij hun maatschappelijke bijdrage. Jans noemt als voorbeeld een financieel adviseur van een bank die een soort spreekuur houdt bij een bibliotheek.
Een vierde en laatste trend is dat er na corona minder vrijwilligers zijn teruggekomen. Tijdens de pandemie bracht bij elkaar komen grote risico’s met zich mee en gingen vele deuren op slot. “Veel vrijwilligers bij de bibliotheek zijn gepensioneerd”, weet Jans. “Een deel van hen keerde na corona niet meer terug. Dat zie je trouwens niet alleen bij bibliotheken.”
Vijf typen vrijwilligers
De ontwikkeling van de openbare bibliotheek gaat terug naar het begin van de 20ste eeuw. Het begon als een vrijwilligersorganisatie. Met als doel de arbeidersstand te verheffen, deelde de rijke klasse boeken – zij kon zich die veroorloven – met armen. De organisatie daarvan was volledig in handen van vrouwen. “Op een bepaald moment is dat geprofessionaliseerd en verdwenen de vrijwilligers. Pas sinds een paar decennia zie je dat ze weer terugkomen.”
In die periode heeft de bibliotheek een transitie doorgemaakt, van een uitleenpunt van boeken en media naar een maatschappelijk-educatieve organisatie. Daarmee veranderde ook het type vrijwilliger. Wie bleef is de publieke dienstverlener – nog altijd meestal een gastvrouw op leeftijd – die bezoekers met vragen helpt. Ook van de partij blijft de ‘opruimhulp/boek aan huis’: de vrijwilliger die teruggebrachte boeken weer op hun plek zet of exemplaren naar de mensen thuis brengt, omdat die bijvoorbeeld slecht ter been zijn. Nieuwkomers zijn de geleide vrijwilliger, actieve burger en expertvrijwilliger.
De geleide vrijwilliger verricht bijvoorbeeld werkzaamheden in het kader van een re-integratietraject. De actieve burger wil zich ergens voor inzetten en niet gebonden zijn aan een organisatie. Jans: “Denk aan een activiteit voor kinderen met een leesachterstand. Dan is de bibliotheek een heel logische partner.” Een expertvrijwilliger beschikt zowel over expertise als bepaalde competenties. De adviseur noemt het voorbeeld van de Klik & Tik-docent, die deelnemers aan deze cursus in de bieb leert om te gaan met de computer. “Hiervoor kun je beter iemand hebben die didactisch onderlegd is dan een IT-expert. Bij de werving van vrijwilligers is dit een goede vraag om te stellen. De bibliotheek biedt trouwens gratis online trainingen aan via Soofos of Goodhabitz voor vrijwilligers."
De waarde van vrijwilligers
Jans vindt het lastig om te beoordelen wat de waarde is of wat de kosten zijn van vrijwilligers. “Je begeeft je daarmee op glad ijs. Als je namelijk de waarde van vrijwilligers uitrekent in geld, kom je al snel in het spanningsveld van werkverdringing. In de CAO van openbare bibliotheken is het uitgangspunt dat vrijwilligers uitsluitend aanvullende taken mogen doen en dat de bibliotheek hier gericht beleid op heeft. Vrijwilligers mogen dus taken uitvoeren buiten de functies die vastliggen in je functiehuis. Het hangt er dus van af hoe je het als bibliotheek beschreven hebt. Maar voor mij is wél klip en klaar: gezien de hoeveelheid werk kan en wil een bibliotheek momenteel helemaal niet meer zonder vrijwilligers.”
1. Bron: Van de Burgt & Klaren, 2023; CBS, 2023.