Gezamenlijk
bibliotheeksysteem
Voorbereid op de toekomst
Van 4 naar 8 miljoen bibliotheekgebruikers. Dat is geen doelstelling die je zomaar bereikt. Peter van Eijk, directeur-bestuurder van BiSC Utrecht en stuurgroepvoorzitter van het programma Samen Digitaal Innoveren, pleit voor een gezamenlijk bibliotheeksysteem. "We besteden een groot gedeelte van onze dag online. Daarom is het belangrijk om ook de online dienstverlening van bibliotheken te verbeteren voor de eindgebruiker."
"De bibliotheeksector loopt achter qua systemen", stelt Van Eijk. "Op dit moment zijn we op zoek naar een systeem dat gebruiksvriendelijk is, wat we in de toekomst kunnen gaan uitbreiden en wat ons landelijk verbindt. En als je nadenkt over nieuwe systemen, dan moet je altijd de eindgebruiker in je achterhoofd hebben. Het liefst zit je daarmee aan tafel, maar dat is over het algemeen niet het geval."
Het idee
"Ik kijk graag af bij organisaties die iets beter doen dan wij", vervolgt Van Eijk. "Bijvoorbeeld Cultuurconnect in België. Dat is een coöperatie van alle cultuurinstellingen in Vlaanderen. Die hebben zes jaar geleden gedaan wat wij nu van plan zijn. Het bibliotheeksysteem is onderdeel van het programma Samen Digitaal Innoveren. Wij, als sector, zijn daar individueel niet goed genoeg in, dus dat moeten we samendoen."
Van Eijk: "We proberen een beweging in gang te zetten met dit nieuwe systeem. We hebben het nu over een bibliotheeksysteem. Maar iedere nieuwe applicatie die er komt, dat kan een roostersysteem of een streamingdienst zijn, kunnen we op elkaar laten aansluiten. En in dit plan, gaan we dat samendoen, landelijk en niet meer individueel per bibliotheek. Want ICT trekt zich van provinciale grenzen niets aan, dus laten we dat vooral in ons voordeel gebruiken."
Aanbesteding
Het is een technisch verhaal, maar Van Eijk legt het zo simpel mogelijk uit: "Wat we aanbesteden, is een softwarelicentie. Cubiss-Bisc werkt samen met OCLC. Cubiss-Bisc heeft met een groot aantal bibliotheken en MFO's, multifunctionele organisatie, in Brabant, Limburg en Utrecht een samenwerkingsovereenkomst, waarin twee diensten centraal staan: de levering van software van het OCLC-systeem en het functioneel beheer voor dit systeem."
"We willen met ons programma van eisen naar één partij. Het voordeel is dat dan niet uitmaakt in welke provincie je bibliotheek staat en dat je het ook veel makkelijker kan gaan koppelen met andere systemen. Omdat op dit moment de verschillende bibliotheken werken met verschillende systemen, kunnen we het nu niet gemakkelijk aan elkaar koppelen."
Over het belang van standaardisatie: "Het is net zoals met autorijden. Ongeacht in welke auto ik stap, ik weet hoe ik moet rijden. Ik weet dat het gastpedaal rechts zit en hoe ik moet schakelen. Het is fijn dat als je eenmaal een systeem kent, dit ook niet telkens verandert. De knopjes zitten op dezelfde plek en je hoeft niet eerst als eindgebruiker uit te vogelen hoe het systeem in elkaar zit, omdat het afwijkt van wat je gewend bent. Als we een verbinding met 8 miljoen inwoners willen realiseren, dan is gebruikersvriendelijkheid op het niveau van diensten als Spotify en Netflix een voorwaarde. Dat kan door, waar mogelijk, te standaardiseren en door permanent te innoveren."
Tachtig bibliotheken hebben een machtiging gegeven aan BiSC om een marktconsultatie uit te voeren. "Die is succesvol afgerond. We gaan met deze tachtig deelnemers nu inhoudelijk doorpraten over het programma van eisen. Als dat is vastgesteld, beslissen alle deelnemers individueel of ze formeel mee gaan doen in de aanbestedingsprocedure, die gepland staat om in november '23 te beginnen."
Functioneel beheer
Het programma Samen Digitaal Innoveren is een samenwerking van bibliotheken, MFO's en provinciale ondersteuningsinstellingen (POI's). BiSC is penvoerder. "Wij als POI leveren functioneel beheer", vervolgt Van Eijk. "Dus BiSC levert in de huidige situatie functioneel beheerdienst aan de bibliotheken in de provincie Utrecht en willen we dat op een rechtmatige manier zelf blijven doen moeten de afnemers van de dienst toezicht kunnen uitoefenen op de dienstverlening. Nu bestaat er tussen een bibliotheek en een POI een dienstverleningsovereenkomst, maar daarmee is er geen toezicht. Als je tegen de markt wilt zeggen, functioneel beheer doen we zelf, dan moet je toezicht gaan organiseren."
Dus de uitvoerende functioneel beheer taak van de betrokken POI's blijft hetzelfde? "Klopt, alleen dan ingekaderd in een rechtmatige governance structuur. Willen bibliotheken, MFO's en POI's de bestaande samenwerking op het gebied van functioneel beheer kunnen voortzetten, dan moet deze dienst worden 'inbesteed'. De meest interessante optie om dit te doen is - vanuit een juridisch en organisatorisch perspectief - het gezamenlijk oprichten van een coöperatie. Dit is onze ambitie in de komende zes maanden."
Waar staan we nu in het proces?
"We gaan nu met tachtig bibliotheken van start. De komende maanden gaan we met de bibliotheken in gesprek over het programma van eisen. Wat moet er in het pakket komen volgens de gebruiker, oftewel de bibliotheek? Tijdens deze gesprekken, stellen we twee vragen. Stem je in met het programma van eisen en neem je formeel deel aan de aanbesteding hiervan? En neem je deel aan de coöperatie? En als een bibliotheek zegt, ik doe mee, wil dat niet zeggen dat zij meteen hoeft te migreren. Stel dat er nog een contract loopt van drie jaar, dat is dat geen enkel probleem. Maar het is wel nodig om nu te weten of je mee doet of niet."
De kosten
Van Eijk ziet België als een voorbeeld in dit proces. Daar duurde het totale migratieproces zes jaar en zijn nu driehonderd bibliotheken overgestapt naar het gemeenschappelijke systeem. Een belangrijke succesfactor was en is overheidssteun, onder andere voor het opvangen van de migratiekosten. Gezamenlijk migreren naar een gemeenschappelijk systeem vergt een grote inspanning in tijd, energie en geld. De stuurgroep is daarom in overleg met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Koninklijke Bibliotheek (KB) over een mogelijke landelijke financiële bijdrage aan het programma. Zo spreken we met elkaar over de door staatssecretaris Uslu aangekondigde incidentele bedragen van circa € 4 miljoen in 2023 en 2024 voor het verbeteren van de digitale infrastructuur. Met de aanwending van deze middelen kunnen de kosten voor onder andere de aanbesteding, de op- en inrichting van een beheerorganisatie en de migratie naar een nieuw gemeenschappelijk systeem voor de bibliotheken en MFO’s in de genoemde jaren tot een minimum worden beperkt, zodat financieel gezien de exploitatiekosten overgaan van het huidige systeem naar het nieuwe systeem.
De volgende generatie
"De digitalisering gaat door en snel ook", stelt Van Eijk. "Om de huidige generatie en de volgende te kunnen blijven bedienen, moet je bijblijven. Gaan de kosten voor ICT omlaag, nee. Worden ze beter beheersbaar, ja. Twintig jaar geleden had je de kosten helemaal niet, omdat de faciliteiten er ook niet waren. Dus in dat opzicht is het duurder geworden en dat zal de komende jaren, met nieuwe mogelijkheden, alleen maar toenemen. En een heel groot voordeel is dat door de krachten te bundelen, je minder personeelslasten hebt, omdat niet iedere bibliotheek een functioneel beheerder in dienst hoeft te nemen. Los nog van de vraag of er voldoende personeel te vinden is met de krapte op de arbeidsmarkt."
Waarom nu?
Daar is Van Eijk heel duidelijk in: "Je moet als sector relevant zijn en blijven voor miljoenen eindgebruikers. Die zijn, zeker de jonge generatie, steeds vaker actief in de online wereld en stellen hoge eisen aan digitale diensten. Naar mijn mening is het van belang dat bibliotheken, MFO's en de KB steeds meer gaan adviseren over contentgebruik en gaan personaliseren in de dienstverlening. Dat zal uiteraard alleen gebeuren nadat we instemming van de individuele eindgebruiker hebben verkregen. Deze tijd biedt een unieke mogelijkheid om een inhaalslag te maken. We hebben namelijk zo veel mooie evenementen in de bibliotheken, zoals interviews met auteurs. Maar ook concerten en lezingen. Als we het gezamenlijk oppakken, kunnen we dit standaard als digitale stream gaan aanbieden. Streamen is niets nieuws, maar als we het allemaal apart moeten oppakken en aanbieden, is dat niet te doen. Laten we nu de handen in één slaan en hier samen in optrekken zodat we als sector ook toekomstproof zijn."
De planning is dat het nieuwe bibliotheeksysteem vanaf 2025 geïmplementeerd kan gaan worden.
De Cubiss Connect verschijnt drie keer per jaar. Iedere editie staat een ander thema centraal. De thema's sluiten aan bij de actualiteit en zijn sectorbreed interessant.
Dit online magazine is de vervanger van de Cubissness.
Heb je de Cubiss Connect doorgestuurd gekregen en wil je hem voortaan als eerste in je mailbox?
